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Nutzen Sie das papierlose Büro – Software-Office

Software-Office ist das Werkzeug für das papierlose Büro. Es verfügt über die typischen Eigenschaften eines CRM-Systems, z. B. die Stammdaten und Faktura, bietet aber weitere wichtige Funktionen, um alle Abläufe im Unternehmen zu unterstützen. Hierzu gehören unter anderem

  • Aufgabenverwaltung
  • Aufwandsverwaltung inkl. aufgabenbasierter Projektabrechnung
  • integriertes Reporting 
  • benutzerdefinierte Abfragen

Die Kontaktverwaltung

In der Kontaktverwaltung werden die aus CRM-Systemen bekannten Stammdaten zu einzelnen Kontakten, wie z. B. Anschrift, Bankverbindung oder Vorgaben für die Faktura, hinterlegt. Ergänzend zu den Basisdaten können aber auch Informationen einer Kundenbeziehung in der Lizenz- und Vertragshistorie hinterlegt werden. Zudem können Kontakten frei definierbare Rollen zugewiesen werden, z. B. Kunde oder Interessent; diese können unter anderem zur Steuerung von Auswertungen oder Serienbriefen verwendet werden. Software-Office bietet außerdem die Möglichkeit, jedem Kontakt beliebig viele Ansprechpartner zuzuordnen. Auch Ansprechpartner können wiederum verschiedene Rollen annehmen – z. B. Newsletter-Empfänger oder Buchhaltung. Des Weiteren verfügen Ansprechpartner über ergänzende Stammdaten, z. B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse, was die Integration von Microsoft Office für den direkten Versand von E-Mails aus dem Ansprechpartner heraus ermöglicht.

Die Aufgabenverwaltung

Um alle Abläufe Ihres Unternehmens erfassen zu können, bietet Software-Office eine leistungsstarke Aufgabenverwaltung.

In der Aufgabenchronologie können Sie Vorgänge – z. B. Telefonate oder erhaltene E-Mails – erfassen und ihnen jeweils beliebig viele Dokumente zuordnen. Über die Ansteuerung von Microsoft Outlook werden E-Mails aus Aufgaben verschickt; ebenso können umgekehrt eingegangene E-Mails per Mausklick zu Aufgaben in Software-Office übernommen werden.

Des Weiteren können Aufgaben einem Kontakt oder mehreren Kontakten und/oder Projekten zugeordnet, Verantwortlichkeiten und kategorisierte Aufwandsbudgets zugewiesen sowie Termine geplant werden.

Bei entsprechender Nutzung wird die Aufgabendatenbank zu einem sehr wichtigen Instrument, das maßgeblich die Aufgabenverteilung im Unternehmen regelt. Unterstützt wird dies über definierbare Checklisten, die die unternehmensinternen Prozesse abbilden.

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